KPI là gì? Chiến lược KPI hiệu quả cho chủ doanh nghiệp

KPI là gì?

Chỉ số KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc chủ chốt. Đúng như tên gọi của nó: cho biết doanh nghiệp của bạn đang hoạt động ra sao. KPI nên được hiểu theo nghĩa chính xác là “chỉ số cốt lõi” (“core metrics”), với mục đích duy nhất là giúp chủ doanh nghiệp đánh giá sự đúng đắn của chiến lược kinh doanh tại một thời điểm nhất định.

Ở Việt Nam, mọi người thường đề cập KPI trong các lĩnh vực như nhân sự, sale, marketing, tài chính,… và nhắc đến như “tiêu chuẩn ngành”. Tuy nhiên những chỉ số này có ý nghĩa quá bao quát và hầu như sẽ không giúp bạn chứng minh được chiến lược vận hành của mình. Vì vậy, việc chỉ áp dụng các KPI phổ biến trong ngành mà không đánh giá lại mô hình kinh doanh có thể là một trong những sai lầm lớn nhất bạn muốn mình mắc phải. Thay vào đó, hãy nhìn thật kỹ vào doanh nghiệp của mình và đánh giá nếu KPI bạn đang sử dụng:

  • Đưa ra những thông tin mà bạn có thể để hành động dựa trên đó hay không (actionable insights)?: Đây chính là câu hỏi quan trọng nhất bạn cần đặt ra. Trong điều kiện lý tưởng nhất, một KPI tốt nên có mối quan hệ tương quan, hoặc tốt hơn nữa là mối quan hệ nhân quả với mục tiêu kinh doanh.
  • Là một chỉ số dẫn dắt hay báo chậm?: chỉ số dẫn dắt cho phép bạn đề phòng những chuyện không hay xảy đến, ví dụ như khách hàng “sộp” của bạn bỗng dưng rời đi. Trong khi đó, chỉ số báo chậm chỉ phản ánh những sự việc đã diễn ra. Bạn sẽ cần cả 2 loại chỉ số này, tuy nhiên chẳng phải là chỉ số dẫn dắt sẽ cứu vãn doanh nghiệp của bạn sao?
  • Có chức năng khám phá hay báo cáo?: chức năng khám phá mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mà bạn không biết rằng mình không biết, còn chức năng báo cáo sẽ đơn thuần thể hiện những thông tin bạn không biết.

Bản đầy đủ:

KPI là gì trong kinh doanh? 

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất công việc chủ chốt. Các chủ doanh nghiệp sử dụng KPI để đánh giá độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại một thời điểm xác định. Trong một số trường hợp khác, KPI được coi như mục tiêu kinh doanh, chẳng hạn như tăng doanh thu trong năm hiện tại.

Nhìn chung, KPI là một thuật ngữ mang tính linh hoạt và được hiểu theo nhiều cách khác nhau với những doanh nghiệp khác nhau.

Nhưng vậy thực sự KPI là gì?

Đi tìm định nghĩa chính xác

Cá nhân mình sẽ sử dụng định nghĩa “chỉ số cốt lõi” (“core metrics”). KPI và chỉ số (metrics) là 2 thuật ngữ hoàn toàn khác nhau.

KPIs chính là chỉ số cốt lõi giúp chủ doanh nghiệp trả lời duy nhất 1 câu hỏi “Tôi có cần thay đổi chiến lược kinh doanh hiện tại không?”. Đó nên là mục tiêu duy nhất của KPI!

Nhìn chung, thuật ngữ “metrics” thường được sử dụng để giải quyết các bài toán kinh doanh cụ thể như Marketing, Tài chính,… Đó là lý do chúng ta nghe thường xuyên thấy lĩnh vực tài chính nhắc đến “KPI” để chỉ các chỉ số ví dụ như biên lợi nhuận (profit margin), nhưng thực chất không cho thấy sự đúng đắn của chiến lược kinh doanh hiện tại.

Thông thường, một doanh nghiệp cần tối đa 5 chỉ số cốt lõi, nhưng cần đồng thời đo lường tất cả nếu có thể.

Tại sao KPI lại quan trọng?

Nếu bạn tối ưu hoá mục đích của KPI, bạn sẽ có lợi thế rất lớn khi cạnh tranh với các đối thủ. 

Nhưng cụ thể đó là lợi thế gì?

Cùng đọc tiếp để tìm câu trả lời nhé!

Xây dựng KPI và lựa chọn KPI phù hợp

Thật không khó để bắt gặp các bài viết đề ra những KPI “đúng” và phổ biến cho các doanh nghiệp

Lấy ví dụ như lợi nhuận, doanh số bán hàng, độ hiệu quả của marketing,…

Mình đồng ý rằng những chỉ số này là cần thiết, nhưng điều cần làm rõ là đây không phải là KPI mà chỉ đơn thuần là các chỉ số.

Vậy làm thế nào để chọn ra KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Ở đây, Cho-doanh-nghiệp-của-bạn là yếu tố then chốt. Đáp án cho những câu hỏi được nhắc đến tiếp theo sẽ vô cùng khác nhau, áp dụng với từng mô hình kinh doanh cũng như từng giai đoạn kinh doanh khác nhau.

Sau đây là những câu hỏi bạn cần đặt ra để đánh giá KPI:

KPI có đưa ra những thông tin mà bạn có thể dựa trên đó để hành động không (actionable insights)?

Một KPI tốt phải trả lời được câu hỏi “Tôi có cần thay đổi chiến lược không?”. Nếu nó chỉ làm bạn phổng mũi và vỗ ngực tự hào, thì nó không phải là một KPI phù hợp.

Trong điều kiện lý tưởng nhất, một KPI tốt nên có mối quan hệ nhân quả hoặc tương quan với mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên bạn sẽ cần kiên nhẫn thử nghiệm nhiều lần để nhìn ra sự kết nối này.

Quan hệ nhân-quả cho phép bạn thay đổi kết quả trong tương lai bằng việc điều chỉnh các biến của hiện tại. Quan hệ tương quan dù mang lại những lợi ích nhất định nhưng sẽ không thể so sánh được với quan hệ nhân-quả: khi bạn vẫn dự đoán được kết quả của tương lai (nhưng lại không có khả năng tác động vào nó).

Cuối cùng, KPI về bản chất không nên có xu hướng tăng hoặc giảm tự nhiên, chẳng hạn như lượng truy cập website sẽ tăng nếu doanh nghiệp duy trì các hoạt động marketing cho website đó. Lượng người dùng sẽ thường tăng lên nếu bạn tiếp tục thu hút thêm người dùng mới (user acquisition).

Sau đây là ví dụ về 7 “KPI” mà sẽ thoả mãn cái sướng của bạn nhiều hơn là thực sự giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra:

  • Số lượt xem page
  • Số lượt truy cập
  • Số người người truy cập duy nhất (unique visitor)
  • Số người theo dõi hoặc thích trang
  • Thời gian ở lại trang/ Số trang được xem
  • Số email thu được
  • Số lượt tải về

KPI đó là chỉ số dẫn dắt hay báo chậm?

Chỉ số dẫn dắt (leading indicator) cho phép bạn đề phòng những chuyện không hay xảy đến, ví dụ như khách hàng “sộp” của bạn bỗng dưng rời đi. 

Trong khi đó, chỉ số báo chậm (lagging indicator) chỉ phản ánh những sự việc đã diễn ra. 

Vậy câu hỏi bạn đặt ra là: đâu mới là chỉ số mà tôi cần? Câu trả lời là bạn sẽ cần cả hai.

Bạn sẽ cần cả 2 loại chỉ số này, tuy nhiên chẳng phải là chỉ số dẫn dắt sẽ cứu vãn doanh nghiệp của bạn sao?

Hãy dùng chỉ số dẫn dắt để thúc đẩy tăng trưởng (growth hack) và dùng chỉ số báo chậm để kiểm nghiệm những ưu và nhược điểm của hệ thống vận hành hiện tại (đồng thời xác định bạn nên điều chỉnh nó như thế nào). Vấn đề còn lại nằm ở sự giới hạn về nguồn lực. Trong trường hợp bạn chỉ có nguồn lực khiêm tốn, hãy tập trung đo lường các chỉ số dẫn dắt.

KPI có chức năng khám phá hay báo cáo không?

Những chỉ số báo cáo mang đến một bức tranh về công việc kinh doanh ở hiện tại cũng như trong quá khứ. Những chỉ số này giải thích những gì đang diễn ra trước mắt bạn (ví dụ: doanh nghiệp có doanh số cao hơn vào những tháng lễ tết), hoặc trả lời những thắc mắc của bạn (Ví dụ: có thực việc quảng cáo trên Facebook sẽ đem về nhiều doanh thu hơn so với quảng cáo trên Google?). 

Những chỉ số này sẽ rất hữu dụng trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp, khi bạn hành động dựa trên những kinh nghiệm và kiến thức mà mình đã tích lũy được.

Tuy nhiên, khi chạy đường dài, những chỉ số khám phá sẽ có thể mở ra nhiều cơ hội tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy “đào” thật sâu vào kho dữ liệu để tìm ra những điều mà bạn thậm chí chưa biết rằng bạn không biết, đồng thời tìm ra lợi thế cạnh tranh độc quyền (unfair advantage) của mình!

“Những điều tưởng như đã biết” (Known Knowns) của Donald Rumsfeld, biểu đồ được minh hoạ bởi Lean Analytics.

Chú thích

  • Những điều ta biết rằng mình biết: là những sự thật mà có thể sai, cần được kiểm chứng lại bằng dữ liệu.
  • Những điều bạn biết rằng mình chưa biết: là những câu hỏi được trả lời bằng cách báo cáo. Ta nên lấy đây làm cơ sở và tự động hoá hệ thống báo cáo.
  • Những điều ta không biết rằng mình biết: là những linh cảm mà ta nên lượng hoá cũng như rèn luyện để chúng hiệu quả và chính xác hơn.
  • Những điều ra không biết rằng mình không biết: là những khám phá mới. Đây chính là nơi ẩn dấu của lợi thế cạnh tranh độc quyền (unfair advantages) và vô vàn những điều thú vị khác. 

Ví dụ mẫu KPI

Hãy tưởng tượng bạn là chủ của một startup tài chính công nghệ (fintech). Đâu sẽ là những KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Cùng tham khảo bảng sau nhé:

Giai đoạn doanh nghiệpKPIsLý do lựa chọn
Khởi đầuThời gian hoạt động của người dùng (User active time)Tỷ lệ người dùng rời đi (User churn)Đây là giai đoạn mà bạn muốn tập trung vào Product – Market fit (tức đảm bảo người dùng thích sản phẩm của bạn!). Chỉ số cốt lõi của giai đoạn này nên đo lường mức độ hữu ích của ứng dụng với người dùng.
Tăng trưởngHệ số lan truyền (Viral coefficient)Nếu bạn đã đạt được product-market fit, thì ưu tiên tiếp theo của bạn chính là tăng trưởng, tức đẩy mạnh quá trình thu hút khách hàng. Đây được coi như đòn bẩy cho tập khách hàng, khiến nó xứng đáng là chỉ số cốt lõi phù hợp nhất ở thời điểm hiện tại.
Lợi nhuậnCAC/CLVKhi sản phẩm đã được cải thiện và có một tập khách hàng đủ lớn, lợi nhuận sẽ là đối tượng được ưu tiên đo lường. 2 chỉ số cốt lõi cần thiết cho thời điểm này chính là thương số CAC/CLV. Trong đó:CAC = Customer Acquisition Cost (Chi phí trả ra để thu nhận được khách hàng)CLV = Customer Lifetime Value (Giá trị mà khách mang về cho bạn trong suốt vòng đời của khách)
KPIs theo giai đoạn cho công ty fintech

Trên đây là những ví dụ rất đơn giản về KPIs. Trong những bài viết tiếp theo, mình sẽ phân tích những ví dụ thực tiễn (case study) để giúp bạn có cách hiểu chính xác hơn về khái niệm chỉ số cốt lõi (KPIs).

Kết luận

Có thể nói, KPI được hiểu nôm na là chỉ số thể hiện hiệu quả công việc, và đôi khi mang chức năng của một mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, để thực sự nắm trọn vẹn ý nghĩa của KPI, cá nhân mình muốn định nghĩa KPI là “chỉ số cốt lõi” – giúp chủ doanh nghiệp đánh giá sự phù hợp của được chiến lược kinh doanh đã đề ra và được triển khai vào từng giai đoạn.

Rất nhiều bài viết chỉ ra những KPI phổ biến và cần thiết cho một doanh nghiệp, nhưng khả năng cao những chỉ số đó sẽ không mang lại tác động như bạn mong đợi. Hãy tự hỏi mình về độ thực thi và những giá trị về thông tin mà bất kỳ một KPI nào mang lại trước khi áp dụng nó nhé!

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *